[教程]让Excel文档打印得心应手打印区域操作图文教程

　　作者： 宋志明 整理
　　Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中，我们的打印任务往往不是那么简单轻松，比如我们希望只打印工作表中需要的区域，或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。Excel能为我们提供灵活的打印选择，我们需要进行巧妙设置。
　　1.可打印区域的设置
　　很多情况下我们并不需要打印工作表的全部，而只需要打印某一内容，那么此时，我们需要为打印指定打印区域。方法是，先点击菜单命令“视图→分页预览”，然后在预览视图中选择要打印的单元格区域，点击菜单命令“文件→打印区域→设置打印区域”或者点击右键，在弹出菜单中点击“设置打印区域”命令。这样，打印时就会只打印我们选中的区域部分了。
　　如果设置完成后需要向已有的打印区域添加单元格，那么只要选中要添加的单元格，然后在该区域上点击右键，在弹出菜单中选择“添加到打印区域”即可，如图1所示。

图1 添加到打印区域

　　还有一种办法也可以实现这个任务。那就是先在工作表中选择要打印的区域，然后点击菜单命令“文件→打印”，在打开的“打印内容”对话框中，选中“选定区域”单选项，如图2所示。此种方法也是非常简单实用的。

图2 选定区域

　　2.页眉页脚的设置
　　点击菜单命令“文件→页面设置”，然后在打开的对话框中点击“页眉/页脚”，或者直接点击菜单命令“视图→页眉和页脚”，都可以打开如图3所示对话框。我们要做的，只是在“页眉”或“页脚”下方的下拉列表中选择需要的页眉页脚样式就可以了。

图3 对话框

　　当然，我们还可以自定义页眉或页脚。只要点击对话框中“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，然后单击“左”、“中”或“右”编辑框，再单击相应的按钮，就可以在该位置插入相应内容。当然，我们也可以直接在编辑框中输入我们所需要的内容。

3.打印公式
　　要想打印公式，那得先在工作表上显示公式。方法是先点击菜单命令“工具→公式审核→公式审核模式”。此时，含公式的单元格显示的就是公式本身而非公式的计算结果了，如图4所示。此时，按正常情况打印，就可以得到含公式的工作表了。

图4 计算结果

　　4.黑白色打印
　　在屏幕上为不同单元格指定不同颜色是非常好看的，但未必打印到纸上也好看。尤其是我们的打印机并非彩色打印机时。此时我们更需要简单的黑白色打印。其实完成这个任务很简单。只要点击菜单命令“文件→页面设置”，打开“页面设置”对话框。然后点击“工作表”选项卡，选中“单色打印”复选项就可以了。如图5所示。

图5 单色打印

　　5.重复标题
　　工作表如果比较跨页，我们当然需要在每一页中都能够看到表格的标题行。这一点在Excel中很容易实现。还是在如图5所示的对话框的“工作表”选项卡中，在“打印标题”下的“顶端标题行”右侧的输入框内输入标题行所在的行号，或在“左端标题列”右侧的输入框输入标题列所在的列号，如图6所示，就可以使每一页都能打印标题行或标题列。

图6 输入标题列所在的列号

　　在此对话框中，如果我们在“打印区域”右侧的输入框中输入要打印的单元格区域，也可以实现只打印选定区域的目的。
　　此外，如果需要打印行号和列标，那么勾选该选项卡下方的“行号列标”复选项就可以了。

　6.批注和错误单元格
　　编辑工作表过程中经常插入批注，但默认情况下批注是不会打印出来的。而如果使用了公式，那么经常会出现一些不可避免的错误值，如#REF!等，而默认情况下这些错误值是要打印出来的。我们可以根据需要选择是否打印批注或错误值。
　　仍然是打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。对于错误值来说，我们只需要在“错误单元格打印为”右侧的下拉列表提供的“显示值”、“空白”、“――”、“#N/A”等几种方式中作出相应的选择就可以了。
　　对于批注，我们则可在“批注”右侧的下拉列表中选择“如同工作表中的显示”选项或“工作表末尾”选项。这样，就可以在原位置打印批注或在工作表末尾集中打印批注，如图7所示。

图7 打印批注

　　当然，在此之前，我们得先让工作表中的批注显示出来。方法是：单个的批注，我们可以右键单击包含批注的单元格，在弹出菜单上点击“显示/隐藏批注”命令。若要显示所有批注，则可以点击菜单命令“视图→批注”。
　　7.在指定位置分页
　　Excel会根据行高列宽自动分页，但这种分页往往不符合我们的需要，所以，我们还会经常需要手动分页。
　　选中某行或某列，点击菜单命令“插入→分页符”，可以在该行的上方或该列的左侧插入分页符，使选中的行或列位于另外一页。
　　如果选中某单元格，点击菜单命令“插入→分页符”，可以在该单元格的左上角插入分页符。相当于在该单元格所在行的上方及所在列的左侧均插入了分页符。
　　要删除分页符，需选中分页符下方的行或右侧的列或右下角的单元格，然后点击菜单命令“插入→删除分页符”。

　　8.按纸的宽度或页数打印
　　打开“页面设置”对话框，点击“页面”选项卡。先在“纸张大小”右侧的下拉列表中选择我们使用的纸型，然后选中上方的“调整为”单选项。在右侧的“页宽”输入框中输入“1”，然后将“页高”输入框中的数字删除，如图8所示。这样，就可以使工作表按我们所选定纸的宽度打印了。如果要同时指定打印的页数，那么，就在“页高”输入框内输入页数。

图8 页高

　　需要注意的是，这样指定页宽和页高以后，我们在工作表中插入的那些分页符就不再起作用了。此外，Excel不会超出我们指定的页数，但不会为填满指定的页数而放大行高或列宽。
　　9.同时对多个工作表进行设置
　　一个工作簿中往往有多个工作表，而在打印时往往这些工作表的设置又基本相同。如果逐份工作表设置，那当然麻烦。我们可以先单击第一张工作表的标签，然后按住“Ctrl”键单击其它工作表的标签，将这些工作表同时选中。然后再进行相应的页面设置。
　　如果这些工作表是相邻的，那么，我们可以单击第一份工作表标签后，再按住“Shift”键，单击最后一份工作表标签，将它们之间的工作表同时选中。
　　10.打印多个工作簿
　　要想同时打印多个工作簿，需要点击“常规”工具栏上的“打开”按钮，在“打开”对话框中，按住“Ctrl”键，逐一选中要打印的工作簿，然后点击对话框中“工具”菜单中的“打印”命令，如图9所示，就可以将选中工作簿的当前工作表中的内容一一打印出来。

图9 打印命令